みなさん、こんにちは。OHANA利用者 Nです。
4月に入り新社会人のみなさんはドキドキの日々を過ごしているかと思います。
そんなみなさんの少しでもお役に立てれば、との思いから今回は電話対応についてお話ししたいと思います。
電話対応、みなさんはどんなふうに思いますか？
苦手だという人、緊張してしまうという人も多いかと思います。
でもこれ、特別なことではないようです。
仕事で電話対応をしたことがある人へのアンケートの結果、電話対応が苦手だと答えた人は約8割に上るそうです。
そんな苦手だった電話対応をどうやって克服したのか？
多くの人が答えた方法、それは……
先輩や周りの人の対応を真似て回数を重ねる！
つまり「慣れる」ということ。
慣れるまで、まずは以下の３つをポイントに心がけてみてください。
1、明るい声でハキハキ話す
電話はお互いの顔が見えないため、普通に話すと声が暗い・元気がないと思われてしまうことがあります。
そのため、話し始める時は特に明るくハキハキと話してみてください。
意識して口角を上げて話すこともとっても効果的。
デスクに小さな鏡を置いて笑顔になっているか確認するのもいいですね。
2、電話対応は会社の顔となることを忘れない
職場にかかってきた電話に出ることや、電話をかけることは、会社を代表して行う業務です。
会社の顔であることを意識し、丁寧な対応を心がけましょう。
3。慣れが肝心！ 怖がらず電話を取ってみる
電話対応に苦手意識を持つ人の中には失敗を恐れている人も多いでしょう。
しかし慣れるためには経験するしかありません。
失敗を恐れず、準備を整えて積極的に電話を取って経験を積みましょう。
ここからは電話を受けるときの具体的なマナーについてです。
1、電話がなったら3コール以内に出る
かかってきた電話は基本的に3コール以内に出ます。
もし遅くなってしまった時は「お待たせしました」など一言加えると良いですね。
電話がなったらすぐにメモを手元に用意して利き手でペンを持ち、反対の手で受話器を取ります。
2、会社名と自分の名前を伝える
電話にでたら「◯◯（会社名や所属）、◯◯（自分の名前）でございます」と名乗ります。
なるべくゆっくりハキハキと話しましょう。
プライベートで使う「もしもし」は基本的にビジネスの場では使いません。
3、相手の会社名と名前を聞きメモを取る
相手の会社名や名前は復唱しながらメモを取りましょう。
うまく聞き取れなかった場合は曖昧にせず「申し訳ございませんが、もう一度伺ってもよろしいでしょうか」と必ず確認しましょう。
4、取り次ぐ場合
取り次ぎをする場合には相手を待たせることへの配慮が必要です。
取り次ぐ時は、
「◯◯でございますね。ただいまお繋ぎいたしますので、少々お待ちください」
と言って電話を保留にします。
一度の保留は30秒までを目安にしましょう。
5、担当者が不在の場合
取り次ぎを頼まれたものの担当者が不在だった場合は、
「お待たせいたしました。申し訳ございませんが、◯◯（担当者）はただいま席を外しております。戻り次第◯◯（担当者）から折り返しお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか？」
「お待たせいたしました。申し訳ございませんが、◯◯（担当者）は外出しております。私でよろしければ伝言を承りますが、いかがでしょうか？」
など、状況によって対応する。
伝言を受ける場合は必ず復唱確認をしながら以下の項目をメモに控えましょう。
また電話を切る前に責任の表明として自分の名前を名乗ります。
・相手の会社名、所属
・相手の名前
・伝言の内容
・折り返し電話が必要か否か
・折り返し電話の連絡先と希望の時間帯
・電話を受けた日時
6、相手が電話を切ってから切る
電話は一般的にかけた側が先に切るのがマナーです。
数秒待っても相手が切らない場合など、こちらから切る場合は「お電話ありがとうございました。失礼いたします」と言葉を掛けてから、フックスイッチを指で押して静かに電話を切ります。
電話を受けるかもしれない人は、伝言を受ける時の項目をあらかじめメモに書いて準備しておくと良いかもしれませんね。
とまあ長くなりましたが、
まずはゆっくり丁寧にハキハキと話すこと！
これを意識して怖がらず電話を取ってみてくださいね。
がんばれ！ 新社会人！
